A l’ère de l’entreprise digitale, il est normal d’entendre parler de dématérialisation des documents. Si cette volonté s’ancre même dans la législation, elle reste, pour certaines entreprises, difficile à comprendre ou à mettre en œuvre…
Quels avantages présente la dématérialisation ?
Ce que l’on appelle la dématérialisation consiste concrètement en la numérisation de tous les anciens documents papiers inhérents à l’activité de l’entreprise et la création électronique de tout nouveau document (facture, devis…). La dématérialisation sous-tend aussi que les services internes servant au cœur de métier (les achats, la comptabilité, le marketing…), soient aussi effectués par ce biais, à l’instar de la communication BtoB. Mais pourquoi ? Dans un premier temps, pour faciliter les échanges, mais aussi pour assurer une meilleure sécurité des données qui restent, par ailleurs, accessibles. Le fait de passer en tout numérique ferait gagner en productivité en faisant appel à des process automatiques. Deuxièmement, les documents numériques sont maintenant reconnus légalement ; ce qui n’était pas le cas auparavant. Il faut bien sûr, s’assurer, si on parle de devoir régler un litige par ce biais, que les documents dont on parle soient numérisés dans un format qui ne permette pas leur transformation (PDF…). Autres points importants pour les entreprises, le fait de numériser les archives implique un gain de place dans les locaux mais aussi une protection en cas d’accident, de type dégâts des eaux.
Les entreprises et la dématérialisation : comment faire ?
Les entreprises sont tenues, légalement, de passer à la numérisation, en fonction de leur taille depuis 2017 et on estime qu’en 2020, même les Très Petites Entreprises (TPE) seront opérationnelles. Pour autant, certaines entreprises s’inquiètent de ce tout numérique. Si la numérisation est reconnue au niveau législatif, on peut craindre une faille du système. Elles souhaitent souvent, par ailleurs, doubler les documents, en format papier. En outre, on ne s’improvise pas informaticien et beaucoup de chefs d’entreprises, avouent ne pas avoir les compétences, ni le temps pour numériser leurs documents. Il faut, également, créer une organisation rigoureuse, tout au long du processus. Or, beaucoup d’entrepreneurs peinent déjà à répondre à temps aux commandes clients. Ils sont débordés par l’administratif.
Afin de leur proposer une réponse de qualité, certaines entreprises reconnues dans l’archivage de documents, peuvent répondre à leurs attentes avec des solutions adaptées. Elles sont habilitées et ont le matériel pour numériser tous types de documents et offrir des solutions de stockage, tant virtuelles que pour les documents en format papier. Disponibles à tout moment, les documents ne peuvent être consultés que par des personnes ayant autorité. Un gros plus pour les chefs d’entreprises qui trouvent ici une réponse clé en main pour l’ensemble des problèmes liés à la dématérialisation. La dématérialisation représente un avantage pour les entreprises mais sa mise en place peut sembler hasardeuse pour bon nombre d’entre elles. Temps, organisation à trouver, compétences, les obstacles semblent nombreux, pour les TPE qui doivent s’y résoudre cette année. Heureusement, des prestataires chevronnés existent pour leur faciliter la tâche et les aider à leur faire passer le cap du tout numérique.